Бухгалтерия – компанияның табысы артқан сайын қолмен енгізу көлемі де өсетін жалғыз бөлім. Сату көбейген сайын актілер, шот-фактуралар мен жүкқұжаттар да көбейеді. Талдау сессияларында біз бір нәрсені үнемі санап отырамыз: бухгалтер бір кіріс құжатқа 3–5 минут жұмсайды, ал айына 800–1200 құжат ағынында бұл тек санды теруге кететін таза 60–90 сағат. Бір маманның бір жарым-екі жұмыс аптасы PDF-те, сканда немесе WhatsApp-тан келген фотода әлдеқашан жазылып қойған нәрсені қайта теруге кетеді.
Оның үстіне бұл жұмыстың өзі бухгалтерлік те емес. Бұл – сканердің жұмысы, оны тарихи себептермен дипломы бар, жалақысы 400 мың теңгеден асатын адам атқарып отыр.
Алғашқы құжаттар ағыны неден құралады
Сауда немесе сервис компаниясының әдеттегі айы былай өтеді: орындалған жұмыс актілері, электронды шот-фактуралар, қорларды босатуға арналған жүкқұжаттар, банк үзінді көшірмелері, чектері тіркелген аванстық есептер. Форматтары әртүрлі: ұқыпты PDF-тен бастап қоймашы қолмен толтырған жүкқұжаттың фотосуретіне дейін. Әрі әр құжатты жай ғана енгізіп қоймай, оны шартпен, контрагентпен, тапсырыспен, үзінді көшірменің жолымен байланыстыру керек.
| Құжат | Қолмен енгізу уақыты | Платформамен | Адамға не қалады |
|---|---|---|---|
| Орындалған жұмыс актісі | 3–4 мин | секундтар | Өткізуді растау |
| ЭСФ | 2–3 мин | автоматты | Тек сәйкессіздіктер |
| Жүкқұжат (қолжазбаларды қоса) | 4–6 мин | 10–20 сек тексеру | Даулы позициялар |
| Банк үзінді көшірмесі, жол | 1–2 мин | автобайланыс | Танылмаған төлемдер |
| Чектері бар аванстық есеп | 8–12 мин | 1–2 мин | Бекіту |
Талдау сессияларында біз алғашқы құжаттардың 80%-ға дейінгісі мүлде қолмен енгізусіз өтетінін көреміз: агент құжатты таниды, контрагентті табады, оны шартпен және тапсырыспен салыстырады, өткізуді дайындайды. Бухгалтер «растау» түймесін басады – немесе бірдеңесі сәйкес келмеген сол 20%-бен айналысады.
Тану – ең қарапайым бөлігі
PDF-ті немесе сканды оқи алатын құрал бүгінде көп. Құндылық тануда емес, одан кейін не болатынында. Платформаның агенті өрістерді жай ғана шығарып қоймайды – ол құжаттың мәнін түсінеді: мұның мердігерлік шарты бойынша акт екенін көреді, сол шартты есеп жүйесінен табады, соманың шарт бойынша қалдықтан аспайтынын, ҚҚС мөлшерлемесінің сәйкес келетінін, контрагенттің деректемелерін өзгертпегенін тексереді.
Қолжазба жүкқұжаттар – қоймалар мен өндіріс орындарының бөлек бір қиындығы. Қоймашы қолмен жазады, кейін бухгалтер оның қолтаңбасын әрең оқиды. Агент қолжазба мәтінді таниды, ал позицияларды номенклатура анықтамалығымен салыстырады: «жиырма қап цем. М400» деген жазба коды бар нақты позицияға айналады. Сенімді болмаған жерде агент болжам жасамайды – позицияны белгілеп, түпнұсқаның үзіндісін өзі оқыған нұсқасының қасында көрсетеді.
Сәйкессіздіктер салыстыру кезінде емес, келіп түскен сәтте шығады
Талдау тәжірибесінен алынған сценарий. Дистрибьютор, айына мыңға жуық кіріс құжат. Әдеттегі цикл мынадай: алғашқы құжаттар қолы жеткенше енгізіледі, сәйкессіздіктер жеткізушілермен тоқсан сайын салыстырғанда ғана байқалады, одан әрі – «сізде акт 1 840 000-ға, бізде 1 804 000-ға, іздеңіздер» деген үш апталық хат жазысу. Бұл кезде кінәліні енді табу мүмкін емес, айырма есептен шығарылады немесе айлар бойы шешілмей ілініп қалады.
Агент болса, сәйкессіздік құжат келіп түскен күні-ақ көрінеді: ЭСФ-тегі сома жүкқұжатпен сәйкес келмейді, актіде артық позиция бар, жеткізуші спецификацияда келісілгеннен жоғары баға қойған. Тиеп жөнелту әлі жаңа, бәрі бәрін жадында ұстап тұрған кезде мәселе тоқсандық қазбаға салмай, бір хатпен шешіледі. Салыстыру актісін агент өзі дайындайды: контрагент бойынша айналымды жинайды, оның актісімен салыстырады, сәйкескен және даулы жолдарды белгілеп қояды.
Кезеңді жабу: асығыс науқанның орнына тұрақты үдеріс
Бухгалтериядағы айдың соңғы аптасы әрдайым бірдей: өткізілмеген алғашқы құжаттарды қуып жетеміз, менеджерлерден жетіспейтін түпнұсқаларды сұрап аламыз, жабылмаған аванстарды іздеп табамыз. Асығыс науқанның себебі жұмыс көлемінде емес, оның бәрінің ай соңына ысырылғанында: құжаттарға қол аптасына бір-ақ рет жететіндіктен, олар жинала береді.
Қолмен енгізілетін алғашқы құжаттардың құны = (айына құжат саны × құжатқа кететін минут ÷ 60) × бухгалтердің бір сағаттық мөлшерлемесі. 1000 құжат, 4 минут және сағатына 2 500 ₸ мөлшерлеме болғанда, бұл айына ≈ 167 000 ₸ – тек тікелей енгізу, қателер мен салыстырулардың құнын қоспағанда.
Құжаттар келіп түскен күні өткізілсе, кезеңді жабу бөлек оқиға болудан қалады. Айдың бірінші жұлдызына қарай өткізілмей қалатыны – саусақпен санарлық құжат, дәл сол даулы, тексеруден өтіп жатқандары ғана, әрі агент оларды себебімен қоса бөлек тізіммен көрсетеді. Бас бухгалтер кезеңнің дайын-дайын еместігін айдың кез келген күнінде көреді, мәселе туралы 28-жұлдызда ғана біліп қалмайды.
Ал есеп жүйесі ескі болса ше?
Демонстрацияда жиі қойылатын сұрақ: «Бізде дұрыс API-сі жоқ есеп жүйесі бар, сіздер оған кіріге алмайсыздар». Кірігеміз. Бағдарламалық қатынау бар жерде агент интеграциялар арқылы жұмыс істейді; ол жоқ жерде оператор сияқты интерфейс арқылы істейді: құжат формасын ашады, өрістерін толтырады, өткізеді. Мұның техникалық жағынан қалай жасалатынын біз API-сіз агенттер туралы мақалада талдап бердік. Бухгалтерия үшін бұл автоматтандыру үшін есеп жүйесін ауыстырудың қажеті жоқ дегенді білдіреді.
Бақылау бухгалтерде қалады
Агент бәрін қатарынан өткізе беретін құқыққа ие емес. Ережені сіз белгілейсіз: белгілі бір сомаға дейінгі, деректемелері жүз пайыз сәйкес келетін құжаттар – автоматты түрде; шектен жоғары немесе сәйкессіздігі бар құжаттардың бәрі – тек адам растағаннан кейін өтеді. Агенттің әр әрекеті журналға түсіп отырады: қандай құжат, қайдан алынды, немен салыстырылды, кім растады. Аудит үшін бұл қолмен енгізуден ыңғайлы – әр өткізудің қайдан шыққанын көрсететін толық тарихы бар.
Іске қосу былай өтеді: сіз бізге нақты құжаттардың бір бумасын бересіз – 50–100 дана, соның ішінде ең сапасыз скандарды да, – сонда шамамен бір аптадан кейін өз алғашқы құжаттарыңыздағы прототипті тегін көресіз. Есеп жүйесіне жалғап, толық жұмысқа қосуға дейін – 8 аптадан. Платформа жылына 12 млн теңгеден жазылым арқылы жұмыс істейді, ал алғашқы құжаттар – әдетте бірінші сценарий ғана: одан кейін дәл сол агенттер салыстыру мен есептілікті де қолға алады. Толығырақ – бухгалтерияға арналған шешім бетінде, ал өз құжат ағыныңызды демонстрацияда талқылай аласыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Тану қателері болса ше? Қате өткізуге кім жауап береді?
Агент сенімділік шегі бойынша жұмыс істейді: күмәнді өрістер үнсіз өткізілмейді, олар белгіленіп, адамға тексеруге жіберіледі – қасында түпнұсқаның үзіндісі көрсетіледі. Автоөткізу тек деректемелері толық сәйкес келетін құжаттарға ғана қосылады, әрі бұл «толық сәйкестіктің» шегін бас бухгалтер белгілейді.
Салық есебі тұрғысынан бұл қаншалықты заңды?
Платформа есеп жүйесін алмастырмайды және құжаттарға қол қоймайды – ол қызметкер істейтіндей деректерді енгізеді, өткізулерді дайындайды. Жауапты тұлғалар, электронды қолтаңбалар мен бекіту тәртібі сіздікі болып қала береді. Агент әрекеттерінің журналы қолмен енгізуге қарағанда толық аудиторлық із қалдырады.
Бізде жеткізушілерден келетін стандартты емес құжаттар бар. Агент оны игере ала ма?
Мұны бір аптада жасалатын прототипте тексеруге болады: сіз нақты құжаттарды, соның ішінде қолжазбаларды және «телефонмен түсірілген фотоны» да бересіз де, өз ағыныңыздағы тану пайызын көресіз. Әдетте сіздің құжат айналымыңызға бапталғаннан кейін автоматикадан тыс құжаттардың 15–20%-ы қалады – ал бухгалтердің дәл соларға өзі көз жүгірткені де жөн.