Енгізудің бүкіл тағдыры ең аз ойланатын сәтте, яғни бірінші процесті таңдаған кезде шешіледі. Талдау кезінде біз бір қатені қайта-қайта көреміз: компания ең ауыратын учаскені таңдап алады. Логикасы түсінікті: қай жерің ауырса, соны емдейсің. Бірақ ең ауыратын процесс әдетте ретсіз, әрі түрлі ерекшеліктерге толы болып, артында дерек қалдырмайды. Ондай процестегі сәтсіздік AI тақырыбын бір-екі жылға жауып тастайды: «байқап көрдік, бізде жұмыс істемейді». Оның құны көрінгеннен жоғары: команданы «тағы бір байқап көрейік» деп екінші рет жұмылдыру алғашқысынан әлдеқайда қиын.
Бірінші болып ең ауыратын процесс емес, ең қолайлы процесс керек. Төменде әр талдауда қоятын жеті сұрағымыз берілген. Үш-төрт кандидат процесті алыңыз, тізім бойынша өтіп шығыңыз да, әрбір «иә» үшін балл қойыңыз. Бұған шамамен жарты сағат кетеді.
1-сұрақ. Процесс күніне кемінде 20–30 рет қайталана ма?
Агенттің экономикасы көлемге негізделеді. Айына небәрі 15 рет туындайтын тапсырма, қаншалықты жағымсыз болса да, баптау шығынын да өтемейді. Ал күніне 300 өтініш немесе 60 құжат жинағы есеп-қисапқа негіз болады. Жиілік күрделіліктен маңыздырақ: қарапайым да жаппай процесс күрделі әрі сирек процеске қарағанда көбірек нәтиже береді.
2-сұрақ. Нәтижені минутпен, теңгемен немесе данамен өлшеуге бола ма?
«Ашығырақ болады» және «адамдардың жүгін жеңілдетеміз» деген – метрика емес. Метрика деген – мынау: «жауап беру уақыты төрт сағаттан он минутқа дейін қысқарды», «толтырылған карточкалардың үлесі 30%-дан 95%-ға дейін өсті», «ақаулы жағдайлар бойынша шегерілген сома екі есе азайды». Егер бастамас бұрын нақты санды атай алмасаңыз, басталғаннан кейінгі нәтиже туралы дау ешқашан бітпейді. Бір метрика. Әрі кетсе – екеу.
3-сұрақ. Процестің деректері әлдеқашан бір жерде жиналып жатыр ма?
Телефония қоңырауларды жазып отырады, пошта хат алмасуды сақтайды, есеп жүйесі өткізбелерді, МАЖ қабылдауларды жинайды. Процестің іздері бір жерде тұнып қалып отырса, агенттің үйренетін нәрсесі болады. Мінсіз тазалықтың да қажеті жоқ: прототип үшін 30–50 нақты мысал жеткілікті. Одан да жаманы – процестің тұтастай ауызша уағдаластықта әрі жеке телефондардағы мессенджерлерде ғана өмір сүруі: мұндай кандидат кезектің соңына ысырылады.
4-сұрақ. Қатені байқау оңай әрі түзету арзан ба?
Жақсы бірінші процесс агенттің қателігі бірден көзге түсіп, әрі болмашы ғана шығынға түсетіндей етіп құрылады: жөнелтер алдындағы жауаптың жобасы, адам растайтын алдын ала толтырылған карточка. Ал нашары – қате тексерілместен клиентке немесе қорға есеп болып кетіп қалатыны. Адамға арналған бақылау нүктесі сценарийге алғашқы күннен бастап енгізіледі, ал агенттің әр қадамы әрекеттер журналына жазылады: шешім неге дәл солай болғанын әрдайым талдап шығуға болады.
5-сұрақ. Процестің нәтижеге мүдделі иесі бар ма?
IT-дан жетекшілік ететін куратор да, «жұмыс тобы» да емес, осы метрикамен бірге күн кешетін басшы: сату бөлімінің басшысы, бас бухгалтер, бөлімше меңгерушісі. Иесіз пилоттар – жобалардың нақты жұмысқа жетпеуінің бес себебінің біріншісі. Егер талдау кезінде процесті ешкім қолдап сөйлемесе, ол қағаз жүзінде қаншалықты болашағы зор болып көрінсе де, біз оны алмаймыз.
6-сұрақ. Процестің бір айналымы бүгін қанша тұрады?
Дөрекілеу түрде, майлықтың шетіне жазып есептей салыңыз. Формуласы қысқа:
Процестің айлық құны = күніне айналымдар × бір айналымға кететін минуттар × қызметкердің минуттық мөлшерлемесі × 22 жұмыс күні.
Айталық, бухгалтерия күніне 60 құжатты 12 минуттан енгізеді, маманның бір минуты 45 теңге тұрады: 60 × 12 × 45 × 22 – тек енгізудің өзіне ғана айына шамамен 710 мың теңге. Әрі қарай оны автоматтандыру бағасымен салыстырыңыз. Егер бұл сан сізді де, директорды да таңғалдырмаса, осы кандидат бойынша бұл – адал «жоқ» дегені.
7-сұрақ. Нәтиже бір ай-бір жарым айда көріне ме?
Командада ынта мен сенім бар тұста метрика орнынан жылжып үлгеруі керек. Циклі бір тоқсанға созылатын процестер – мәселен, жылдық бюджетті келісу, маусымдық сатып алу – бірінші кандидатқа жарамайды: нәтижені өлшеуге болатын сәтке жеткенше пилот туралы ұмытылып та кетеді. Күнделікті процестер екінші аптада-ақ серпін көрсетеді, ал сол серпін жобаны компания ішінде өзі-ақ сатады.
Талдау тірідей қалай өтеді
Астанадағы клиника, келіссөз бөлмесі, сәрсенбі, 15:00. Үстел басында бас дәрігер, сапа жөніндегі орынбасар және IT-маман отыр. Ауыртпалықты бірден атайды: дәрігерлер ауысымнан кейін карталарды толтырып, 40–50 минут отырады, ал жағдайлардың бір бөлігін қор ресімдеу ақаулары үшін қайтарады. Жеті сұрақ арқылы өткіземіз. Жиілік – иә: дәрігерге күніне 25–35 қабылдау. Метрика – иә, тіпті екеу: картаға кететін минуттар және ФСМС тексерулері кезіндегі шегеру сомасы. Деректер – иә: қабылдаудың аудиосын жазуға болады, карта үлгілері мен МКБ-10 кодтары МАЖ-да жатыр. Бақылау нүктесі – иә: дәрігер сақтамас бұрын жазбаны растайды. Иесі – иә: бас дәрігер, екі сан да оның есептілігінде. Құны мен нәтиженің жылдамдығын тақтада бірден есептейміз. Жиырма бес минут – кандидат табылды. Бұл «медицинадағы бүкіл AI» емес, клиникаларға арналған шешімнен алынған бір нақты сценарий.
Мысал: бір талдаудан шыққан үш үміткер
| Процесс | Жиілік | Метрика | 7-ден балл | Шешім |
|---|---|---|---|---|
| Типтік өтініштерге жауап беру | күніне 320 | операторсыз жабылған үлесі | 7 | бірінші прототип |
| Бастапқы құжаттарды енгізу | күніне 60 | бір жинаққа кететін минуттар | 6 | екінші сценарий |
| Коммерциялық ұсыныстар дайындау | айына 15 | метрика иесі жоқ | 3 | кейінге қалдыру |
Көрініс әдеттегідей: ең көп талқыланатын процесс емес, жаппай әрі өлшенетін процесс жеңеді. Бұл ретте үшінші кандидат «нашар» емес, тек бірінші емес.
Нәтижемен не істеу керек
Алты-жеті «иә» – кандидат прототипке дайын: біз оны сіздің деректеріңізде шамамен бір аптада, тегін баптаймыз; осы апта қалай құрылатынын бөлек сипаттадық. Төрт-бес – екінші эшелон: бірінші сценарий ақталғанда қайта ораласыз. Үш және одан аз – процеске алдымен қадамдардың өзінде тәртіп керек: ретсіздікті автоматтандыру ретсіздікті тек үдете түседі.
Егер екі кандидаттың арасында екіұдай тұрсаңыз, талдауға екеуін де алып келіңіз – бір сағатта сұрақтар бойынша бірге өтіп, әрқайсысының экономикасын есептейміз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бірде-бір процесс алты «иә» жинай алмады. Ары қарай не істеу керек?
Көбіне метрика мен иесі кемшін болады – бұл бір аптада шешіледі: жауаптыны тағайындаңыз да, сан жайлы келісіңіз. Егер деректер кемшін болса, оларды дәл қазірден бастап жинай беріңіз: қоңырауларды жазуды қосыңыз, сканерленген құжаттарды бір бумаға сақтаңыз – бір айда прототипке жеткілікті мысал жиналады.
Бірден екі процесті іске қосуға бола ма?
Техникалық жағынан – иә, платформа ондаған сценарийді қатар жүргізе алады. Дегенмен алғашқыда біз бір ғана сценарийден бастауға кеңес береміз: иелердің назары – пилоттың ең тапшы ресурсы. Интеграциялар мен рұқсаттар орнап қойған соң, екінші сценарий біріншіге қарағанда тезірек әрі арзанырақ қосылады.
Компания тарапынан талдауға кімді шақыру керек?
Үш адамды: процестің иесін, жұмысты өз қолымен жасайтын әрі ерекшеліктерді білетін мықты орындаушыны және деректердің қайда жатқанын айтатын IT-маманды. Таңдалған кандидатпен әрі прототип жоспарымен шығу үшін әдетте 60–90 минуттық кездесу жеткілікті.