Кеңес он бір жарымда аяқталды. Хаттама тұжырымдарды екі мәрте келіскеннен кейін, бейсенбіде ғана дайын болады. Алты тапсырманың екеуі жолда жоғалып кетеді: біреуі – орындаушы мерзімді басқаша түсінгендіктен, екіншісі – ол туралы басқарма алдында есеп берер алдында, бір күн қалғанда ғана еске түскендіктен. Біз процестерін талдаған квазимемлекеттік сектор ұйымдарының көбіне таныс жайт.
Мұнда құжаттар – жұмыстың қосымшасы емес, жұмыстың өзі. Хаттамалар, тапсырмалар, бұйрықтар, НҚА, тендерлік құжаттама, акционер мен министрлікке жіберілетін хаттар. Көлемі артып жатыр, штат – сол күйінде. Платформа ең көп қол еңбегін үнемдейтін төрт процесті талдап, оның ЭҚАЖ-бен және қауіпсіздік талаптарымен қалай үйлесетінін көрсетейік.
Апталап уақыт жоғалатын төрт процесс
Біріншісі – кеңестер. Ұлттық компаниядағы орта буын басшысы аптасына 12–18 сағат кеңесте отырады; әрқайсысының соңынан біреу жазып, келісіп, тарататын хаттама тізіледі. Екіншісі – тапсырмалар: айына жүздеген тапсырма болады, ал орындалуын бақылау хатшылықтың тәртібі мен мессенджердегі еске салуларға сүйенеді.
Үшіншісі – реттеу. НҚА-ға өзгеріс үнемі енгізіліп тұрады, ал жаңа редакцияның ішкі регламенттерге қатысты екенін біреу уақытында байқауы керек. Төртіншісі – тендерлік құжаттама: заңгерлер мен инженерлер талаптарды қолмен іріктеп, өтінім жинайтын бірнеше жүз беттік томдар.
Осы төртеуінің ортақ белгісі – мәтінмен ереже бойынша жұмыс істеу. Дәл осыны платформа бәрінен жақсы атқарады.
Бесінші қабат та бар – хат алмасу: министрліктің сұраулары, акционердің хаттары, өтініштер. Оны бөлек процеске бөліп шығармаймыз, өйткені техникалық тұрғыдан бұл – сол баяғы міндет: негіздерін табу, деректерін жинау, жауабын үлгі бойынша ресімдеу және мерзімінен өткізіп алмау.
Кеңес жазбасынан хаттама мен тапсырмалар
Квазимемлекеттік сектор ұйымдарының біріне жасалған прототиптен алынған сценарий. Апта сайынғы өндірістік кеңес, елу минут, сөз аралас – әдеттегідей қазақ пен орыс тілі кезектесіп келеді. Бұрын хатшы хаттамаға келесі күннің жартысын жұмсайтын. Енді кеңестің жазбасы платформаға түседі де, он бес минуттан кейін жобасы дайын болады: күн тәртібі, шешімдер, тапсырмалар – әрқайсысы жауаптысы, мерзімі және ұйым үлгісі бойынша тұжырымымен бірге.
Жобаны адам тексереді. Бұл – түбегейлі маңызды: платформа құжатты дайындайды, бірақ оған қол қоймайды. Хатшы бір тармақтың тұжырымын түзейді, төраға бекітеді – содан кейін тапсырмалар ЭҚАЖ-ге жеке карточка болып түседі. ЭҚАЖ-де API болса, карточкалар тікелей жасалады; болмаса – агент оларды іс жүргізуші қолданатын дәл сол экрандар арқылы, интерфейс арқылы енгізеді. Бұл тізбектегі қол еңбегі – жарты күннің орнына небәрі он минуттай.
Прототиптердің біріне қатысқандар айтқан қосымша әсер: кеңестердің тәртібі де жақсарды. Шешімдер сөзбе-сөз әрі бірден тіркелгенде, не айтылғаны туралы дауласуға айтарлықтай сирек тура келеді.
Хаттамадан кейін тапсырмаларды қалай жоғалтпау керек?
Тапсырма қойылған сәтте емес, қою мен мерзім арасындағы үнсіздікте жоғалады. Платформа осы үнсіздікті оқиғалармен жояды: мерзімге үш күн қалғанда орындаушы тапсырманың мәтіні мен карточкаға сілтемесі қоса берілген еске салу алады; мерзім күні есеп түспесе – басшыға хабарлама барады; кешіктірілсе – алдын ала белгіленген тізбек бойынша эскалация жасалады.
Аптасына бір рет басшы орындаушылық тәртібі бойынша жиынтық алады: қанша тапсырма жұмыста жүр, қайсысы жабылды, қайсысы «өртеніп» тұр, кімде мерзім ауыстыру жиналып қалды. Екі күн дайындалған презентация емес, өзінен-өзі жиналған қима. Талдау кезінде біз бір ғана сөзді жиі естиміз: «бұл бізде ЭҚАЖ-де бар, бірақ ол жаққа ешкім қарамайды». Айырмашылығы мынада: платформа біреу қарағанша күтпейді – нақты бір себеппен өзі хабарласады.
Кеңестен тыс туатын тапсырмалар – хаттардағы бұрыштамалар, бұйрықтар – сол контурға түседі: платформа құжатты оқып, тапсырманы, мерзімді және жауаптыны тауып, оны қалғандарымен бірге бақылауға қояды.
AI НҚА мен тендерлік құжаттамамен не істейді?
Реттеу бойынша шағын сценарий. Салалық НҚА-ға өзгеріс енгізіледі. Платформа дереккөздерді қадағалап, жаңа редакциясын тауып, алдыңғысымен салыстырады: қай баптар өзгерді, оларға қай ішкі регламенттер мен нұсқаулықтар сілтеме жасайды. Заң қызметі «жаңа редакциясын оқып шығыңыздар» деген емес, дайын тізім алады: үш құжат қамтылады, міне тармақтары, міне жауапты бөлімшелерге ұсынылатын тапсырмалар. Бұл тексеру қолмен апталап жүргізілетін мониторингтің орнына бір сағатқа сияды.
Тендерлік құжаттамада логикасы сол, ауқымы басқа. Алты жүз-сегіз жүз беттік томды платформа бірнеше сағатта талдап шығады: біліктілік талаптары, техникалық ерекшелік, мерзімдер, қамтамасыз ету, бағалау өлшемшарттары – бәрі сәйкестік чек-парағына жинақталады. Сатып алу маманы томды маркермен оқып отырмай, том беттеріне берілген сілтемелер арқылы чек-парақты тексереді. Өтінімнің қабылданбай қалуына себеп болатын талапты өткізіп алу қаупі бірнеше есе азаяды.
«Дейінгі» шығынды мұнда өлшеу оңай. Бір талдауда заң қызметі НҚА мониторингін маманға шаққанда аптасына алты-сегіз сағат, ал бір тендерлік томды талдауды екі-төрт күн деп бағалады. Платформа сараптаманы алмастырмайды – ол өзекті үш абзац үшін бәрін қатарынан оқып шығу қажеттігін жояды.
| Процесс | Қолмен | Платформамен |
|---|---|---|
| Кеңес хаттамасы | келісулермен 0,5–2 күн | 15 минутта жоба, адам тексереді |
| ЭҚАЖ-ге тапсырма қою | карточкалар бір-бірлеп енгізіледі | хаттамадан автоматты түрде жасалады |
| Мерзімдерді бақылау | қолмен еске салу, есеп күніне таман | оқиғалар: еске салу, эскалация, жиынтық |
| Тендерлік құжаттама томы | мамандардың 2–4 күндік жұмысы | бірнеше сағатта чек-парақ әрі тексеру |
| НҚА өзгерістерін бақылау | байқалған кезде, дерек бойынша | тұрақты, регламенттерге байланыстыра |
Үнем = хаттамалардағы хатшылық сағаттары + НҚА мен тендерлердегі заңгер сағаттары + мерзімінде жабылған тапсырмалар
Өз сандарыңызды қойып көріңіз: аптасына сегіз тұрақты кеңес – айына шамамен 80 сағат хатшылық еңбегі; реттеу мониторингі – тағы 25–30 сағат заңгер уақыты; әр тендерлік том – мамандардың бірнеше күні. Қосындысы әдетте осы процестерді басқаратындардың өзін де таңғалдырады.
Платформа ЭҚАЖ бен қауіпсіздік контурына қалай кірігеді?
Квазимемлекеттік секторда кез келген әңгіме басталатын сұрақ – «платформа не істей алады» емес, «біздің құжаттар қайда барады» дегені. Жауабы: еш жаққа. Өңдеу ұйым контурының ішінде жүреді, құжаттар одан тыс шықпайды. Қолжетімділік рөлдерге қарай шектелген – агент өзі атқаратын жұмыстың иесі болған қызметкер көретін құжаттарды ғана көреді.
Платформаның әрбір әрекеті журналға жазылады: қай құжат оқылды, қай карточка жасалды, кімге хабарлама жіберілді. Ішкі аудиті мен қауіпсіздік қызметі бар ұйымдар үшін бұл – рұқсат берудің шарты, сондықтан біз оны архитектураға басынан бастап сала бастадық – бұл туралы толығырақ контурдағы деректер туралы мақаладан оқыңыз.
Интеграция бүкіл ландшафтты өзгертуді талап етпейді. ЭҚАЖ, есеп жүйелері, пошта, файл қоймалары API арқылы қосылады; API жоқ немесе жабық жерде агент жүйенің интерфейсі арқылы жұмыс істейді. Кең тараған отандық ЭҚАЖ үшін екі жол да пысықталған.
Ұйым неден бастауы керек
Кеңестер мен тапсырмалардан бастаған орынды: бұл процесс бәрінде де ауырады, нәтижесі бір аптадан кейін көрінеді, интеграциясы ең аз. Прототип үшін екі-үш кеңес жазбасы мен өз хаттамаларыңыздың мысалдары жеткілікті – бір аптада платформаны ұйым үлгісіне қарай тегін баптап береміз. Хатшылық жобаларды бұрын қолмен жазғанымен салыстырады да, жалғастыру туралы шешім нақты деректер негізінде қабылданады.
ЭҚАЖ-ге интеграциялап, эскалация тізбектерін баптайтын толыққанды енгізу сегіз аптадан басталады, одан әрі – жазылым. Екінші сценарий – реттеу немесе тендерлер – сол платформаға біріншісіне қарағанда әлдеқайда жылдам қосылады: интеграциялары мен құқықтары әлдеқашан құрылып қойған. Шешімнің құрамы – квазимемлекеттік секторға арналған AI бетінде; өз ұйымыңызды байланыс арқылы талқылай аласыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бізде жабық контур мен өз ЭҚАЖ-іміз бар – бұл үйлесімді ме?
Иә. Платформа ұйым контурында орналасып, бар ЭҚАЖ-бен жұмыс істейді: API арқылы, ал ол болмаса – интерфейс арқылы. Құжаттар сыртқа берілмейді, бұл шешімнің архитектурасында тіркеледі әрі оны сіздің қауіпсіздік қызметіңіз тексереді. Прототипті мұндайда контурға жібермес бұрын, иесіздендірілген жазбалармен өткізуге болады.
Кеңестер қазақ пен орыс тілінде аралас жүреді – таниды ма?
Таниды: екі тіл де, соның ішінде аралас сөйленісі де, спикерлерін ажыратып, ана тілі деңгейінде өңделеді. Хаттама бұл жағдайда талқылау қай тілде жүргеніне қарамастан, ұйымның іс жүргізу тілінде ресімделеді.
Хаттамадағы тұжырымдар үшін кім жауап береді?
Бұрынғыдай – адам. Платформа хаттаманың жобасы мен тапсырмалардың жобаларын дайындайды, бірақ оларды хатшы мен төраға бекітеді – оған дейін ЭҚАЖ-ге де, орындаушыларға да ештеңе жіберілмейді. Растауы бар бақылау нүктесі процеске әдейі енгізілген.